Den här veckan ger jag dig fyra enkla tips om mottagaranpassning. Alla texter har en mottagare, även om det många gånger är svårt att veta vem eller vilka det är. Den här texten ger fyra enkla tips om mottagaranpassning för dig som skriver i jobbet – till kunder, leverantörer och medarbetare. Tipsen är anpassade för mejlkorrespondens men går lika bra att använda när du skriver brev, blogginlägg och nyhetsbrev.
Fyra enkla tips om mottagaranpassning
Börja med att besvara följande frågor.
- Vem skriver du till?
- Vad vill du förmedla?
- Varför skriver du?
- Vad vill du att mottagaren ska göra när hen har läst?
Du kan med fördel notera några ord för minnets skull och ha dem framför dig när du börjar skriva. På så sätt hjälper du hjärnan att komma ihåg. Efter några gånger kommer du automatiskt att ställa frågorna och besvara dem i huvudet.
Glöm inte att fylla i ämnesraden när du skriver mejl. Formulera en kort och tydlig mening som sammanfattar ditt budskap.
Behöver du hjälp med att besvara ovanstående frågor? Ta del av tipsen under respektive rubrik längre ned.
Vem skriver du till?
Är det en person eller en hel grupp? Fundera en stund på vem eller vilka det är som ska läsa ditt mejl. Är det en kund eller alla kunder på en ort, i en avgränsad åldersgrupp eller med ett gemensamt intresse? Är det medarbetarna på en viss avdelning eller har de alla en särskild roll i företaget? Även om du skriver till flera bör du föreställa dig en person. Fokusera på den här personen och skriv personligt.
Varför skriver du?
Vill du informera om en nyhet eller en förändring i villkoren, avtala en ny tjänst eller bjuda in till ett möte? Dessa är några vanliga exempel på anledningar till att skriva. Håll dig till saken och ta det viktigaste först. När du har klargjort varför du skriver är det lättare att formulera den faktiska texten.
Vad vill du förmedla?
Med största sannolikhet kunde du besvara den här frågan redan innan du började läsa. Fundera dock på vilka förkunskaper mottagaren har. En gammal kund vet mer om din tjänst eller produkt än en ny kund. Dina medarbetare har förkunskaper om verksamheten men kanske inte om det ni ska prata om på mötet. Lägg ribban på en nivå som är anpassad till mottagarens förkunskaper. Var konkret och förklara sådant som du tror att mottagaren behöver veta för att förstå ditt budskap.
Vad vill du att mottagaren ska göra?
Det här är den viktigaste frågan. Det spelar ingen roll vad du skriver om du inte är tydlig i ditt budskap. Ska mottagaren återkomma med svar inom en viss tid? Skriv det. Skapa möjligheter för mottagaren att ta beslut genom att förmedla relevant information. Vad skulle du vilja veta om du fick mejlet? Utgå från det så kommer du ganska långt.
Spara
